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Quando se vê, já passou!

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Man in business suit trying to stop time. Stopping minute hand on a big clock on the wall. Immortality and business deadline concept. Flat style vector illustration on blue background.

A Gestão de tempo é um dos maiores desafios para os gestores de projetos. A maioria dos profissionais “trabalha” entre 06h a 08h por dia, mas é difícil para os Diretores das empresas mensurarem o tempo real de produção dentro desse período.

Na maioria das vezes a dificuldade consiste em definir as prioridades para utilizar o tempo com aquilo que realmente é útil e desta forma obter melhores resultados em um curto prazo.

A seguir temos 4 dicas para auxiliar você, nesse desafio.

Planejamento Semanal
Uma equipe não pode “caminhar às cegas”. Ele precisa saber o que está fazendo, quanto tempo irá gastar, quais os impactos se o tempo estipulado não for cumprido e quais os benefícios de entregar os resultados. Para isso, é necessário planejamento!
É importante que toda a equipe saiba quais são os próximos passos a serem dados, as prioridades. Isso facilita a divisão das tarefas e a definição do tempo de execução para cada uma.

Alocação de Tarefas
Existem diversos softwares e ferramentas para gerenciamento de projetos que auxiliam na delegação de tarefas para sua equipe e que ajudam a controlar o tempo gasto por cada tarefa. Dentre eles, Trello e o Toggl.

Acompanhamento
Definidas as tarefas e os responsáveis, “o barco não pode ficar solto”. Acompanhamentos semanais e ou diários, com entregas de pequenos resultados já alcançados, geram motivação, foco e urgência (sempre que necessária). Também permitem uma redistribuição de atividades, caso ocorra algum problema (falta de recursos ou surgimento de novas prioridades, por exemplo) durante a execução.

Foco
Já ouviu falar em pomodoros? A técnica consiste na utilização de um timer para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos (em geral 5 minutos). Durante os 25 minutos, nada deve ser motivo para interrupções. O trabalho dedicado nos permite fazer muito mais coisa em menos tempo. Fora isso, as pausas frequentes, podem aumentar a agilidade mental.

Utilizando-se de forma correta desses 4 princípios de gerenciamento de tempo, o desempenho de seu time pode aumentar extraordinariamente. Aproveite para gerar, durante o acompanhamento, indicadores que comprovem a melhoria dos resultados.

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